会場が付けるコーディネーターはあなたのコーディネーターではありません：この誤解で当日、進行を見る人がいなくなります

式の予算でひとつだけ守れるとしたら、これを守ってください。当日のコーディネーターは、このリスト全体で最も費用対効果が高く、最も過小評価されている支出です。

いなければ当日何が起きるか

式の当日には二、三十本の電話、十数の業者、百人以上の招待客の質問が発生します。これらは消えず、誰か一人のところへ集まります。その人を指名していなければ、その人は二人自身です。

実際の姿はこうです。衣装のまま舞台裏で電話に出て装花の担当が着いたか尋ね、厨房に料理を急がせ、DJ に次の曲を確認し、遅れて来た親族の席を手配する。顔を上げたときには披露宴の半分が過ぎています。

あなたは自分の式を逃します。誇張ではなく、この業界で最もよく聞く心残りです。

最もよくある誤解

多くの会場が「venue coordinator」を付けてくれるので、それを聞いた二人はこう思います。では別に頼まなくていい、と。

この二つはまったく別の役割です。venue coordinator が責任を負う相手は会場です。開場と閉場、テーブルと椅子の配置、会場の規則、清掃、消防の規定に反していないかの確認。あなたの業者は管理しませんし、あなたの進行も見ません。時間表を作ってもくれませんし、写真家が遅れたときに電話もしてくれません。

契約のときにこの二つを直接聞けば、答えははっきりします。

「当日の timeline を作ってくれますか」
「当日、私の写真家と装花の担当に連絡してくれますか」

答えが「それはご自身で対応いただきます」なら、必要な人はまだ見つかっていません。

当日のコーディネーターが実際にすること

「当日の」と呼ばれますが、実際には式の 4〜8 週間前から引き継ぎます。

すべての業者の連絡先、契約、到着時刻を一つの文書にまとめる
当日の分単位の時間表を作り、すべての業者に配る
式の前に各業者と一度確認する
当日の現場の采配：誰が何時に入り、誰が何時に撤収し、突発の事態をどう処理するか
誰かが「できません」と言う必要があるとき、その役を引き受ける

一般的な費用は $800 から $2,500。式の 3〜6 か月前に予約します。

ウェディングプランナーとの違い

プランナーは十二か月前から関わり、予算を管理し、業者を紹介し、契約を確認し、日程を作ります。費用ははるかに高くなります（一般に $1,500〜$4,750、大規模な式では総予算の 10〜15% に達することも）。

コーディネーターは最後の実行の段階だけを引き受けます。

予算が限られるなら、プランナーを削ってもコーディネーターは削らないでください。プランナーが節約してくれるのはあなたの準備の時間、コーディネーターが節約してくれるのはあなたの式当日の人生だからです。

どう選ぶか

三つ尋ねてください。

「式の何週間前から引き継いでくれますか？」4週間を切るなら注意が必要です。業者をまとめる時間が足りなくなってしまいます。
「これまでに作った timeline を見せてもらえますか？」これを見れば、仕事の丁寧さがすぐに分かります。
「当日、アシスタントはいますか？」さすがに一人で100人規模の式を仕切るのは無理があります。

また、式に中国式の要素があるなら（お茶の儀式、二言語の進行）、似た場を扱った経験があるか、少なくともこちらが進行を説明するのを受け入れてくれるかを確認してください（チェックリスト第 43 項参照）。

ひとことで言うと

会場のコーディネーターは会場を見て、あなたのコーディネーターはあなたを見ます。この二つは互いに代われません。

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