Venue coordinator が見ているのは会場であって、あなたの式ではありません

会場と契約するとき、営業担当はよく「コーディネーターを一人お付けします」と言います。それを聞いてチェックリスト第 24 項の当日のコーディネーターを消してしまう人が多くいます。

それがこのリストで最も高くつく誤解です。

その人が担うこと

Venue coordinator が責任を負う相手は会場です。

これらはとてもよくやってくれます。それが仕事だからです。

そしてとても現実的な点があります。その人は会場の従業員であって、あなたの側の人ではありません。あなたの要望が会場の規則と衝突すれば、立場は会場の側です。

「当日の timeline を作ってくれますか」
「当日、私の写真家と装花の担当に連絡してくれますか」

答えが「それはご自身で対応いただきます」なら、必要な人はまだ見つかっていません。

もうひとつ重ねて聞けます。「当日は最初から最後まで在席しますか。それとも特定の時間帯だけですか」会場のコーディネーターは同時に複数の催しを見ていたり、引き継ぎの前後だけを担当したりすることが多いのです。

あの二、三十本の電話と十数の業者の質問は、誰か一人のところへ集まります。その人を指名していなければ、その人は二人自身です。

あなたは衣装のまま舞台裏で電話に出て、厨房を急かし、遅れて来た親族の席を手配します。顔を上げたときには披露宴の半分が過ぎています。

だからこそチェックリスト第 24 項はこう言うのです。予算が限られるなら、プランナーを削ってもコーディネーターは削らないことと。

そしてこのふたりは共存させるべきです。あなたのコーディネーターは式の前に会場のコーディネーターへ自分から連絡し、双方のスケジュールを揃えます。それこそが彼らの仕事のひとつです。

あなたにとっては、会場と業者を同時に管理するのではなく、一人と話せばよいということです。

進行にお茶の儀式があり、二言語の要素があり、家族写真が大量にあるなら（チェックリスト第 43 項、第 44 項、第 105 項参照）、会場のコーディネーターはそれが何で、どれだけ時間がかかり、何を用意すべきかを知りません。

あなたにはこの式を理解している人が必要です。

あの二つを聞いてください。答えが「ご自身で対応を」なら、当日のコーディネーターの費用はやはり必要です。