当日の時間表は分単位で、集合写真の名簿には呼び出し役を一人決めること

挙式の2週間前には、当日の流れを分単位のタイムスケジュールにまとめて、すべての業者さんに共有しておきましょう。このドキュメントは、結婚式全体をスムーズに動かすためのOS（作業システム）のようなものです。

タイムスケジュールに含める内容

• 各業者さんの到着・入り時間お花屋さんが何時に搬入や装飾を始めるか、カメラマンさんが何時からお支度風景を撮り始めるか、DJが何時に音響チェックをするか、といったことです。
• ヘアメイクの順番と所要時間誰から順番に行うか、1人あたりどれくらい時間を取るか（ここはみんなが一番時間を短く見積もりがちな部分です）。
• first look（行う場合）
• 挙式
• 集合写真（リスト付き）
• 入場、スピーチ、ケーキカット、お見送り

day-of coordinator を雇っているなら、このスケジュール表はその人に作ってもらいましょう（リストの 24 項を参照）。頼んでいない場合はご自身でやる必要がありますし、2 週間前には終わらせておく必要があります。作成の過程でスケジュールの無理に気づくはずですが、そのタイミングならまだ調整が間に合いますからね。

集合写真は、最も収拾がつかなくなりやすいパートです。

家族写真のリストがないと、現場はこんな状態になります。カメラマンが「次は誰を撮りますか？」と聞き、新郎新婦は思い出せず、誰かが探しに行き、見つかった時には別のグループがどこかへ離れてしまっている。そうこうするうちに 40 分が過ぎてしまい、結局、特定の親族を撮り漏らしてしまうことになります。

解決策は 3 つのステップです：

1. リストにしておきましょうしかも、「家族写真」ではなく「新郎＋両親＋祖父母」のような具体的な組み合わせにすること
2. カメラマンとベストマン・メイドオブオナーにそれぞれ1部ずつ渡す
3. 両家の親戚をよく知っている人を1人指定して、呼び出し係になってもらうこの人はたいてい叔母さんや従兄だったりします。カメラマンはあなたの家族を知らないので、この人の役割はリストそのものよりも重要ですよ。

組み合わせの数は 10–15 組に抑えましょう。20組になると40分以上かかってしまい、その間あなたは披露宴会場にまったく居られないことになります（リスト第 105 項を参照）。

タイムスケジュールにはバッファー（予白の時間）を2箇所作っておきましょう

多くの人が見落としがちですが、後から一番「やってよかった」と感謝する準備がこれです：あえて15分間の空白時間を2つ組み込んでおくこと。

• ひとつは挙式の後、二人だけで過ごす時間
• もうひとつは披露宴の途中で、何かお腹に納める時間

主役の二人は、会場の中で一番ご飯を食べ損ねやすい存在です。coordinator にお願いして、あらかじめ控え室に食事を残しておいてもらいましょう（リストの第 52 項を参照）。

送り方・発送方法

グループメッセージに送るだけでなく、PDFか紙で渡し渡しましょう。どの業者にも全く同じ完全なスケジュール表を渡しておけば、業者同士でスムーズに時間を合わせられます。フローリストはDJが何時にその場所を使うか分かりますし、フォトグラファーもヘアメイクが何時に終わるか把握できます。

もう1枚プリントアウトして当日の書類バッグに入れておきましょう（リスト第 126 項目を参照）。当日はスマホのバッテリーが切れたり、写真撮影に使われたりしますからね。

当日のグループチャットに業者を追加しないようにしましょう。

当日のグループチャットに入れるのは、新郎新婦、双方のご両親、ベストマンやメイド・オブ・オナー、coordinatorだけにします。業者との連絡は coordinator が一括して行います。十数社の業者がみんな同じグループで質問をし始めたら、そのチャットはあっという間に大惨事になってしまいます（リスト第 116 項目を参照）。

一言で言うと

タイムスケジュールを分単位まで正確にする、集合写真を具体的な組み合わせで書き出す、親戚の顔がわかる人を呼び出し係に指定する。この3つさえやっておけば、当日に会場中で誰かを探し回るようなことはなくなりますよ。

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