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최종 인원은 더할 수만 있고 줄일 수 없습니다: 그러니 낮추어 잡고 나중에 더하십시오
결혼식 4주 전에 catering에 최종 인원을 알려야 합니다. 이 숫자를 한번 내고 나면 대부분의 계약이 더할 수만 있고 줄일 수는 없다고 정합니다.
이 규칙의 뜻
120명으로 알렸는데 실제로는 105명만 왔다면, 오지 않은 15인분 비용도 그대로 내야 합니다.
반대로 105명이라고 알렸는데 120명이 왔다면 대개 더할 수 있습니다(값이 붙을 수는 있지만 적어도 먹을 것은 있습니다).
그러니 두 방향의 위험이 전혀 같지 않습니다. 많이 알린 것은 확정된 손실이고, 적게 알린 것은 되돌릴 수 있는 번거로움입니다.
숫자를 잡는 방법
「보낸 청첩장의 수 × 어떤 참석률」을 쓰지 마십시오. 실제 회신을 쓰십시오.
- RSVP 마감(결혼식 3–4주 전. 체크리스트 제37항 참조)
- 답이 없는 사람을 좇을 한 주 이상을 남깁니다
- 「참석이 확인된」 수를 바탕으로 삼습니다
- 아직 답하지 않은 사람은 낮추어 잡습니다이분들이 결국 다 올 거라고 절대로 지레짐작하지 마세요.
RSVP 기한이 최종 인원 확정일보다 앞서지 않으면 결국 감으로 넘겨짚을 수밖에 없습니다. 일정 순서가 어긋나면 안 되는 이유가 바로 이 때문이죠(체크리스트 제37항 참조).
화인 결혼식의 어림잡기 어려움
서로 반대 방향의 어긋남 두 가지를 함께 살펴야 합니다.
위로 어긋남: 말없이 오는 사람
화인의 인정에서는 「말하지 않은 동반자를 하나 데려오는 것」 「갑자기 아이를 더 데려오는 것」이 드물지 않습니다. 어른들은 특히 「한 사람쯤이 무슨 대수냐」고 여길 수 있습니다.
대응은 이렇습니다. 여유 자리를 몇 개 마련해 두고(체크리스트 제49항 참조) 인원을 알릴 때 이 가능성을 조금 셈에 넣는 것입니다.
아래로 어긋남: 대만 친지의 변수
대만에서 오시는 친지는 현지 하객보다 변수가 훨씬 큽니다. 비자, 항공편, 건강 상태나 집안의 갑작스러운 일처럼요. RSVP를 회신했더라도 꼭 참석할 수 있는 건 아닙니다.
대응은 이 분들의 참석률을 낮추어 잡는 것입니다.
이 두 어긋남은 방향이 반대여서 어느 정도 서로 상쇄되지만, 딱 맞게 상쇄되리라고 가정하지는 마십시오.
손님 명단에 없는 사람을 잊지 마십시오
인원에 넣어야 할 사람이 더 있습니다.
- 업체의 식사그리고 사진가, 영상 담당, DJ, coordinator, 헤어 메이크업 담당 같은 스태프도 있어서, 결혼식 한 번에 따져보면 5명에서 10명쯤 됩니다(체크리스트 제30항 참조).
- 신랑 신부 자신터무니없게 들리지만 정말로 빠뜨리는 사람이 있습니다.
catering에 물어야 합니다. 「업체의 식사가 최종 인원에 들어갑니까? 더 싼 vendor meal 선택지가 있습니까?」
식사 선택도 함께 주어야 합니다
최종 인원은 숫자 하나만 적어내면 안 되고, 보통 세부 사항을 함께 알려줘야 합니다: 채식 몇 인분, 어린이 식사 몇 인분, 식이 제한과 알레르기 요구 사항이죠. RSVP 양식에 그 두 항목이 반드시 있어야 하는 이유입니다(체크리스트 제95항 참조). 안 그러면 나중에 일일이 전화를 걸어 물어봐야 합니다.
그 뒤에는 어떻게 손볼 수 있는가
분명히 물어 두십시오. 「최종 인원 뒤에 언제까지 더할 수 있습니까? 값이 얼마나 붙습니까?」 결혼식 3–5일 전까지 더할 수 있게 하는 장소도 있고 그러지 않는 곳도 있습니다. 이 여유의 범위를 알아야 낮추어 알릴 용기가 납니다.
한 문장으로
인원은 보수적으로 보고하고, 업체 식사도 잊지 말고 계산에 넣으세요. 많이 알린 돈은 반드시 나가게 되지만, 적게 알린 건 보통 수습할 수 있으니까요.